למה בחרנו לא לבנות 'עוד דוא"ל'?
הגישה של SuperBook לעסקים ישראליים
הרקע - עסקים ישראליים עובדים אחרת
כשהתחלנו לפתח את SuperBook, הבנו נתון פשוט: עסקים ישראליים לא עובדים כמו עסקים בארה"ב, שם הכל מסתובב סביב מיילים - כל תקשורת, כל מעקב, כל תיעוד. בישראל? הלקוחות שלכם מתקשרים, שולחים הודעות בווטסאפ, ולפעמים - שולחים מייל.
אז למה לבנות מערכת CRM שמנסה להפוך אתכם למומחי דואר כשזה לא איך שאתם עובדים?
מה לא עשינו (במכוון)
לא בנינו מערכת שליחת מיילים.
למה? כי יש לכם כבר Gmail, Outlook, או כל שירות אחר שאתם מכירים ואוהבים. אתם יודעים איך להשתמש בו, הלקוחות שלכם מכירים את הכתובת, וכל ההיסטוריה שלכם שם.
לא ניסינו להחליף את תיבת הדואר שלכם.
המטרה שלנו היא לא ליצור עוד מקום שבו אתם צריכים לבדוק הודעות. אתם כבר בודקים את ה-Gmail, אתם כבר עונים משם. למה ליצור עוד ממשק, עוד מקום, עוד סיבוכים?
לא בנינו "פתרון אימייל מרקטינג".
יש כבר מספיק כלים כאלה בשוק. אם אתם צריכים לשלוח ניוזלטרים או קמפיינים - יש לזה פתרונות מעולים. את זה SuperBook לא מנסה לפתור (אבל אם אתם משתמשים בשירות ניוזלטר חיצוני דווקא כן - פרטים בהמשך).
אז מה כן עשינו?
בנינו מערכת מעקב פשוטה.
כששולחים אליכם מייל, הוא מועבר למערכת. המערכת לוקחת את ההעתק הזה, מזהה איזה לקוח שלח (לפי כתובת המייל), וכותבת הערה בכרטיס הלקוח שלו: "התקבל מייל בנושא X בתאריך Y".
למה זה מספיק?
כי במציאות הישראלית, דואר אלקטרוני הוא לא הערוץ המרכזי. הוא עוד נקודת מגע. הלקוח שלח? מעולה - זה מתועד. עכשיו אתם יכולים להתקשר אליו, לשלוח לו הודעה בווטסאפ, או לענות לו מה-Gmail שלכם. SuperBook רק מוודא שהמייל יירשם בכרטיס הלקוח ושלא תפספסו את הפנייה.
הגנת פרטיות - למה זה חשוב
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות בישראל מעלה את הרף בניהול מידע אישי. ריכוז המידע במספר מצומצם של מערכות מקטין סיכונים ומפשט את הפיקוח. שליטה מרכזית בנתונים מאפשרת עמידה בדרישות החוק, כולל מסירת מידע ללקוח או מחיקתו בעת הצורך.
איך המערכת שלנו עומדת בזה?
- ריכוז מלא ב-WordPress: כל המידע נשמר באתר ה-WordPress שלכם, תחת שליטתכם המלאה. אין מערכות צד-שלישי, אין שרתים נוספים, ואין גורם חיצוני שמחזיק את הנתונים.
- מידע הכרחי בלבד: נשמר טקסט רגיל בלבד, ללא קבצים, תמונות או HTML. כך מצטמצם נפח המידע והסיכון, ונשמר רק מה שחשוב להבנת הפנייה.
- בלי שכפול מערכות הדואר: המיילים עצמם נשארים ב-Gmail או ב-Outlook שלכם. באתר נשמר תיעוד תוכן לצורכי מעקב והתנהלות ללא מערכת דואר נוספת.
- גישה פשוטה וברורה: כל מפעיל שמורשה לצפות בנתוני לקוח רואה גם את המיילים ששלח. בלי שכבות הרשאה מיותרות ובלי מורכבות תפעולית.
איך זה עובד בפועל?
- הגדרות חד-פעמיות: נגדיר בענן AWS כתובת מייל של הדומיין שלכם (לדוגמה [email protected]) לקבלת העתקים ולעדכון SuperBook.
- הלקוח שולח לכם מייל רגיל: לכתובת הרגילה שלכם - [email protected] או לכל כתובת אחרת.
- אתם מעבירים העתק: מה-Gmail/Outlook שלכם, אתם מייצרים העברה קבועה (Forward) ל[email protected].
- המערכת מזהה ומתעדת: הענן של AWS מקבל את ההעתק, שולח אל SuperBook שמאתר את הלקוח במערכת (לפי כתובת מייל), ומצרף את הדואר אל הכרטיס שלו.
- אתם רואים במסך הראשי: הכרטיס של הלקוח מופיע כ"נעוץ" במסך המעקב הראשי, ואתם יכולים לראות שהוא פנה.
- אתם עונים מאיפה שנוח לכם: מה-Gmail, מהטלפון, מהווטסאפ - איפה שאתם רגילים לעבוד.
למה AWS SES ולא שירות אחר?
שירות SES מיועד לקבלה ועיבוד של דואר אלקטרוני. זה אינו שירות מיילים "רגיל" עם תיבת דואר וממשק משתמש אלא שרת דואר שמקבל הודעות ומעביר אותן הלאה - ללא שמירת נתונים.
היתרונות:
- אמין ובטוח: המייל נקלט קודם בשרת ייעודי של SES, ורק לאחר מכן מועבר למערכת שלכם, כך שההודעה לא תיאבד גם אם האתר רגעית אינו זמין.
- תואם לתקנים מחמירים: AWS עומדת בתקני אבטחת מידע והגנת פרטיות בינלאומיים, ומספקת סביבת עבודה מבוקרת ומאובטחת.
למי זה מתאים?
המערכת הזו מושלמת עבור:
- עסקים שרוב התקשורת שלהם היא טלפונית או בווטסאפ: אתם לא צריכים CRM כבד עם מערכת דואר מלאה. אתם צריכים לדעת שהלקוח פנה, ולראות מה הוא רצה.
- עסקים שרוצים לשמור על זרימת העבודה הקיימת: אתם לא צריכים ללמוד מערכת חדשה או לשכנע את הצוות לעבור לממשק אחר. כולם ממשיכים לעבוד מה-Gmail כרגיל.
- עסקים שמודאגים מהגנת פרטיות: אתם רוצים לוודא שכל המידע נשאר אצלכם, לא אצל ספק שירות חיצוני שאולי יבצע גיבוי, אולי ישתף נתונים, אולי יסגור מחר.
- בעלי עסקים שמנהלים כמה עסקים: אפשר להגדיר כמה דומיינים (domain1.co.il, domain2.co.il) ולראות מאיזה עסק הגיע כל מייל - הכל באותו SuperBook.
למי זה פחות מתאים?
- עסקים שכל התקשורת שלהם במיילים: אם אתם שולחים המון מיילים ביום ומנהלים שרשורים ארוכים עם לקוחות - אתם צריכים מערכת CRM עם ניהול דואר אינטגרלי.
- צוותים גדולים עם הפרדת הרשאות מורכבת: לצוותים גדולים שצריכים שהמערכת תנתב מיילים בין חברי הצוות על פי תיבת דואר - SuperBook הוא פתרון פשוט מדי עבורכם.
- עסקים שצריכים אימייל מרקטינג: אם אתם צריכים לשלוח ניוזלטרים, קמפיינים, דיוורים - את זה SuperBook לא עושה אבל - אם אתם משתמשים במערכת ניוזלטר חיצונית (כמו Mailchimp, ActiveTrail וכו'), SuperBook בהחלט יודע לתעד את התגובות החוזרות על הקמפיינים האלה.
סיכום - פשטות זה כוח
בסוף, התפיסה שלנו פשוטה: לא לנסות לפתור בעיות שאין לכם.
אם אתם לא סובלים מבעיות דואר, למה לייצר מערכת נוספת? אם התקשורת שלכם היא בעיקר טלפונית, למה להכביד עם מערכת הודעות מורכבת?
המטרה: לתת לכם כלי מעקב פשוט שמשתלב בזרימת העבודה הקיימת שלכם, מכבד את הפרטיות של הלקוחות, ולא דורש מכם ללמוד מערכת חדשה או לשנות הרגלי עבודה.
כי בסוף, מה שחשוב זה לא באיזו טכנולוגיה אתם משתמשים - אלא שהסביבה תהיה מאובטחת והעבודה מסודרת וקלה יותר.